Le persone hanno in generale la propensione ad usare in maniera “opulenta” gli strumenti per produrre documenti. Fenomeno che cresce in maniera direttamente proporzionale allo svilupparsi della capacità di banda.
Solo una ventina d’anni fa, avere un PC con disco fisso era un privilegio. La trasmissione di documenti in formato digitale era un’eccezione, e quando avveniva, i documenti venivano memorizzati su dischetti da 1,44 Mb che, per i tempi, riuscivano a contenere interi faldoni.
A metà degli anni '90, allorché i modem standard erano quelli da 56 kb/minuto, negli studi di progettazione era d'uso produrre dei disegni, che poi venivano spediti alla stazione di plottaggio, per poi riottenerli stampati e piegati qualche giorno dopo. Inviare un disegno da 500 kb significava occupare la linea telefonica circa dieci minuti. Anche all’epoca, però, per costruire un edificio si arrivava a produrre fino ad un migliaio di tavole.
L'entrata nel nuovo millennio ha visto una crescita esponenziale delle capacità di memoria degli hardware. Cosa che ha portato al grande vantaggio di poter disporre ed aggregare all'interno di un documento fotografie, blocchi di immagini, allegati, etc. Non capita infatti di rado, di veder circolare progetti per spazi di poche decine di mq, ma del peso di decine di mB, che contengono “xRef” e blocchi nidificati, assolutamente inutili, ma mai epurati. Disegni tanto facili da produrre, quanto difficili da ricevere per chi, magari in cantiere o in uffici “volanti”, dispone solo di strumentazione portatile.
Qualche giorno fa, mentre ero a pranzo con un collega, ho ricevuto la chiamata di un fornitore che esigeva un parere su una proposta inviata qualche giorno prima. Poche paginette con un paio di grafici. In realtà era un file da 11 mB che, dopo aver passato dieci minuti per scaricarlo, ho capito che non era mai arrivato in ufficio perché rigettato dal server.
Questi pochi esempi inducono alcune riflessioni sul comunicare efficace.
1. STOP. ACCCESS DENIED !!! Quando si scrive, ed in generale quando si trasmette un messaggio, indipendentemente dal mezzo che si usa, è importante tenere a mente che quello che conta non è il mezzo con il quale lo si produce, ma quello utilizzato per riceverlo.
2. INTERFACCE DIVERSE = MESSAGGI DIVERSI. Considerare sempre che quello che si vede sul monitor non necessariamente corrisponde a quello che vedrà chi riceve il messaggio. Ogni monitor è tarato in maniera differente e le interfacce sono molte.
3. MA SONO IO CHE TI HO SPEDITO QUESTA ROBA QUI ??? Il discorso dei colori vale anche per i font. Le interfacce di lettura non sempre sono le medesime.
4. MA PERCHE’ NON USI I FILTRI CHE HO PREPARATO ??? Oggi molte aziende optano per software open source. Scelta peraltro condivisibile, ma che presuppone la consapevolezza che la compatibilità non è mai assicurata al 100%.
5. IO MAIL, TU MAIL, LUI MAIL …. La gran parte delle comunicazioni oggi avviene via mail. A parte quella buona regola di educazione del comunicare, che dovrebbe vedere sempre uno, ed un solo destinatario, ed eventualmente quanti si vuole mettere per conoscenza, va tenuto sempre che la più parte dei programmi di default non decodifica in HTML. Ossia, appiattiscono il tutto ad un unico font, colore, dimensione, etc;
6. THE IMPORTANCE OF BEING CONNECTED. Oggi molti utilizzano strumenti portatili, palmari, tablet. Per questo motivo va sempre considerato il peso dei file che si inviano. In questo senso Twitter è un buon esempio di comunicazione. Estremizzata in funzione della leggerezza, della rapidità.
Conclusioni. LA COMUNICAZIONE SI COMPIE QUANDO IL MESSAGGIO ARRIVA, NON QUANDO PARTE. Oggi si ricevono quotidianamente decine di messaggi, ognuna dei quali richiede tempo per essere letto ed esaminato. Il tempo di lettura diventa pertanto il discriminante per selezionare cosa leggere e con che grado di attenzione. Non si trascuri la semplicità e l’essenzialità come componenti fondamentali del messaggio. Meglio un aggettivo in meno ma un consenso in più, piuttosto che un capolavoro che non arriverà mai agli occhi del nostro interlocutore perché sbarrato all’accesso.
arch. STEFANO ITALIANO
